KURSUS PENGURUSAN MESYUARAT DAN PENULISAN MINIT YANG EFEKTIF...

Kursus yang aku hadiri dari 4 hingga 6 Oktober, 2011 di Hotel Heritage, Ipoh, Perak ini merupakan satu kursus ulangan yang diadakan oleh Syarikat, bertujuan bagi memantapkan lagi ilmu dan teknik dalam penyediaan minit mesyuarat yang semakin hari semakin mencabar selari dengan perkembangan dan penggunaan teknoloji maklumat masakini.

Walaupun beberapa staf yang telah dicalonkan untuk mengikuti kursus ini menolak dengan berbagai alasan, tapi aku sangat positif dan menganggap ianya satu peluang untuk mempelajari beberapa teknik dan kaedah baru yang akan disampaikan oleh tenaga pengajar yang tentunya berpengalaman luas dalam bidang ini.

Bagi kami yang 'otai' ini, tugas menulis minit mesyuarat bukanlah satu tugas yang asing kerana ia merupakan diantara salah satu tugas tetap yang telah dipertanggungjawabkan apabila Bahagian atau Cawangan tempat kami bertugas mengadakan sesuatu mesyuarat itu. Ketika kami diberitahu oleh Bos bahawa mesyuarat akan diadakan, perkara pertama yang akan diberi perhatian oleh kami sebagai Setiausaha mesyuarat ialah mengetahui jenis mesyuarat yang akan diadakan dan apakah butir-butir atau perkara yang akan dibincangkan.

Ini adalah sangat penting kerana kami perlu menghayati dan memahami akan setiap perkara yang akan dibincangkan supaya minit mesyuarat yang disediakan nanti berkualiti, manakala fakta atau data serta keputusan-keputusan yang dicatit menepati sepertimana keputusan yang telah dibuat.

Bukan semua perkara yang dibincangkan itu merupakan tugas rutin kami tetapi sebagai setiausaha mesyuarat atau sebagai seorang pencatit minit, kami perlu bersedia setiap masa dan mengambil tahu setiap tugas di Bahagian atau Cawangan masing-masing. Walaupun hanya sebagai teori atau basic sahaja, memadailah, apa yang penting kami tahu menjalankan tugas-tugas tersebut ketika berlaku kecemasan seperti staf atau pegawai bercuti secara mengejut disebabkan hal-hal yang tidak dapat dielakkan.

Rata-rata peserta kursus kali ini merangkumi semua jawatan yang ada di Ibu Pejabat, Kuala Lumpur, Pejabat Pengurus Besar Wilayah Perak dan Pejabat-pejabat Kawasan di sekirtar Negeri Perak. Ianya bermula dari jawatan Pengurus, Eksekutif, Penolong Eksekutif Kanan serta beberapa orang Penolong Eksekutif yang dikenalpasti terlibat secara langsung dalam tugas-tugas penyediaan minit mesyuarat ini.

Kursus yang dianjurkan pada kali ini adalah atas kerjasama diantara Bahagian Latihan, Felcra Training & Consultancy (FTC) dan Syarikat Cahaya Ilmu yang berpejabat di Kuala Lumpur.

Pegawai yang dihantar untuk mengajar kami ialah En. Jaafar Sidek b. Ibrahim (JSI), yang mrerupakan bekas seorang Pegawai di Institut Tadbir Awam Negara (INTAN), Bukit Kiara, Kuala Lumpur.

Kami sangat bersyukur kerana ilmu beliau sangat luas dan menepati seperti apa yang dikehendaki oleh Syarikat kami. Beliau banyak menyelit cerita-cerita serta pengalaman semasa bertugas dan memberikan beberapa tips bagi memudahkan kami menyediakan minit mesyuarat.

Nota-nota yang diberikan adalah bekalan yang amat berharga buat kami dan akan kami praktikkan dalam tugas-tugas seharian nanti.

HAYATI GAMBAR-GAMBAR YANG SEMPAT DIRAKAMKAN

SEMASA KURSUS BERLANGSUNG BERMULA 4 - 6 OTOBER 2011...

(Klik pada setiap imej untuk gambar lebih jelas)

Nota Kursus...

Peserta kursus seramai 44 orang bergambar ramai

bersama En. Jaafar Sidek b. Ibrahim (bertali leher).

Jaafar Sidek b. Ibrahim (JSI) sedang meneliti

nota-nota yang akan disampaikan.

PERBINCANGAN KUMPULAN...

Kumpulan 1 membincangkan tajuk-tajuk yang telah diberikan.

Ketua kumpulannya adalah En. Zohdi (baju hitam di tengah) dari

Cawangan Tanah dan Pembangunan Institusi, Ibu Pejabat

Kumpulan 5 juga sedang membincangkan tajuk-tajuk
yang telah diberikan. Ketua kumpulannya adalah
En. Azman Ahmad (baju hitam) dari

Bahagian Kewangan, Ibu Pejabat.

Kumpulan 4 diketuai oleh En. Rosli b. Mat Waris (baju biru)

dari Bahagian Pemasaran, Ibu Pejabat.

Cik Siti Hajar bt. Abdul Aziz, urusetia kursus

dari Felcra Training & Consultancy (FTC), Kuala Lumpur.

Kumpulan 3 diketuai oleh En. Jamaluddin Othman (kanan sekali)
dari Bahagian Perancangan Korporat, Ibu Pejabat.

Kumpulan 2 diketuai oleh Rafia Ol Husni (songkok putih)

dari Bahagian Inspektorat, Ibu Pejabat.

En. Ali Talib dari Bahagian Pemasaran

diantara peserta kursus yang sangat ceria.

En. Rosli Waris memberikan beberapa idea dan pendapat

semasa kumpulannya mengadakan sessi perbincangan.

Begitu juga dengan Ketua Kumpulan 2, dimana

ketuanya En Rafia Olhusni turut memberikan pendapat.

Kumpulan 1 sudahpun membuat rumusan dan ketetapan dan

menunggu masa untuk membentangkan kertas kerja mereka.

Gambaran dan suasana dibilik perbincangan.

SESSI PEMBENTANGAN KUMPULAN...

Kumpulan 2 memulakan sessi pembentangan dengan jurucakapnya

En. Rahman Isa dari Pejabat Yayasan FELCRA Berhad, Ibu Pejabat..

Selepas sesuatu kumpulan membentangkan kertas kerja mereka,

Tn. Jaafar Sidek Ibrahim akan memberikan komennya.

Semua peserta kursus memberikan perhatian

semasa pembentangan kumpulan diadakan.

En. Rafia Olhusni turut membentangkan kertas kerja kumpulannya

Kumpulan 1 memulakan sessi pembentangan dengan jurucakapnya

En. Zohdi dari Cawangan Tanah dan Pembangunan Institusi, .

Beliau dibantu oleh Pn. Addzalita Abdullah dari

Cawangan Komunikasi Korporat, Ibu Pejabat..

Cik Harnida Anuar, dari Bahagian Pembangunan Peserta, Ibu Pejabat,

membentangkan kertas kerja kumpulannya dengan dibantu oleh

En. Jamaluddin Osman dari Bahagian Perancangan Korporat.

En. Rosli Waris, dari Bahagian Pemasaran, Ibu Pejabat,

membentangkan kertas kerja kumpulannya iaitu kumpulan 4

dan dibantu oleh En. Hasbullah Hafidz dari Bahagian Pentadbiran, Ibu Pejabat..

SESSI MAKAN MALAM..

Dari Kiri : Cik Harnida Anuar, Addzalita Abdullah (Eyta),
Jamaluddin Osman dan Mohd Fauzi Ismail
bergambar sebelum kursus di hari kedua berlangsung .

Dua rakan karib di Ibu Pejabat.

Dari kiri : Eyta, Norazimah, Rashimah, Cik Zaini dan Cik Harnida.

Dari kiri : Norehan (Pejabat Pengurus Besar Wilayah Perak),

Kasumawati dari Syarikat FELCRA Urus Estet Sdn. Bhd. (FUESB),

Eyta dan Mahawa dari Cawangan Pembangunan Ladang, Ibu prejabat).

Duduk tengah : Pn. Ezah (RND, HQ), disebelahnya Julia (Bhg. Teknik, HQ,)
manakala berdiri dibelakngnya Pn. Zahiyah dari
(Pejabat Pengurus Besar Wilayah Perak).
yang 3 lagi tu, terlupa nama mereka (maaf).

Dari kiri : Pn. Madinah Anas (FELCRA Niaga),

Cik Nur Jannah (FELCRA Agro,) dan
Cik Mirna (FELCRA Plantation).
Ketiga-tiga mereka dari Ibu Pejabat

Dua sahabat. Dari kiri :
Hjh. Rashimah, (Bahagian Pembangunan Peserta, Ibu Pejabat)

dan Pn. Tupin Ayub dari Pejabat FELCRA Kawasan Titi Gantung, Perak.

Dari kiri : Miswan Dukimin (FAISB Travel), Ali Talib (Pemasaran),
Jamal Osman (Perancang Korporat), Zulkifli Ariffin (Audit Dalam)
dan Mohd Fauzi (Pentadbiran). Semuanya dari Ibu Pejabat.

Minum semasa waktu rehat pagi.


GAMBAR-GAMBAR DI AKHIR KURSUS...

En. Shamsuddin Jumian (FB Teknik) bersalam dengan JSI

En. Zulkifli Mohd Noor (Khidmat Ladang) bersama JSI

En. Zohdi (Cawangan Tanah dan Pembangunan Institusi bersama JSI

Tn. Hj. Zainuddin (Bhg. Sumber Manusia)
bersama JSI dan En. Zohdi

Dari kiri : Cik Nurjannah, Cik Mirna, Hjh. Rashimah,
Cik Harnida, JSI, Pn. Eyta, Pn. Kasumawati, Cik Zaini, dan Pn. Madinah.


JSI dan Eyta.


BANDARAYA IPOH DIRAKAM
DARI BILIK HOTEL HERITAGE...

Peserta kursus dari Ibu Pejabat Kuala Lumpur bersedia
untuk berangkat pulang dengan bas yang telah disediakan.